Программы для контроля работы сотрудников на удаленке

Как внедрить CRM‑систему

Когда компания выбрала CRM-систему, начинается процесс внедрения. Он состоит из трёх этапов.

Поиск интегратора. Интегратор — человек, который установит и настроит CRM под требования компании. Это может быть специалист из компании либо партнёрская компания платформы.

Составление технического задания (ТЗ) и настройка CRM. ТЗ содержит описание того, какой должна быть CRM и какие функции содержать. Техническое задание составляет сам интегратор — он формирует его на основе бизнес-требований. ТЗ может состоять из нескольких пунктов, а может быть очень большим. Зависит от того, что компания хочет получить.

Настройка CRM может занять как один день, так и несколько. Это зависит от технического задания и вида CRM.

Обучение сотрудников. Обучать нужно всех, кто будет работать с CRM: менеджеров по продажам, руководителей, аналитиков. Чтобы операционный сотрудник освоил функциональность и мог работать с CRM-системой, не глядя в инструкцию, может понадобиться от 10 до 20 часов обучения. Обучение необходимо, чтобы при большой загрузке менеджер не тратил время на поиск информации в инструкции.

StaffCop

Система контроля работы персонала StaffCop позволяет выявлять случаи мошенничества внутри организации, контролировать общение сотрудников в мессенджерах, отслеживать применение USB-устройств и принтеров, блокировать доступ к определенным сайтам, а также анализировать эффективность деятельности сотрудников.

Программа входит в число лучших решений для контроля персонала на мировом рынке и решает широкий спектр задач:

• отслеживание Интернет-активности;
• фиксирование операций с файлами и папками, установление случаев теневого копирования;
• перехват сообщений в чатах, мессенджерах, соцсетях;
• аудио и видео контроль;
• кейлоггер;
• запись журнала событий;
• учет рабочего времени сотрудников.

Обо всех подозрительных инцидентах программа отправляет руководителю соответствующие уведомления на его электронный адрес. StaffCop помогает изучать деятельность персонала и выявлять слабые стороны бизнес-процессов.

К примеру, в отделе продаж о продуктивности работы того или иного сотрудника можно судить по числу отправленных коммерческих предложений. На сегодняшний день инструмент StaffCop используют в работе более 2500 организаций, при этом первый месяц тестирования является бесплатным.

Какие функции характерны для системы учёта рабочего времени?

По данным Capterra (одного из самых значительных в мире торговых площадок программного обеспечения для бизнеса, принадлежащего Gartner), наиболее отличительными и желаемыми функциями систем учета рабочего времени являются:

• Учет рабочего времени.
• Анализ производительности.
• Видеозапись активности.
• Мониторинг активности в сети.
• Мониторинг электронной почты.
• Мониторинг бездействия.
• Запись нажатий клавиш.
• История действий на компьютере.
• Автоматические уведомления.
• Дистанционное управление для ПК.

На основании этих входных данных мы проведем сравнение функционала наиболее популярных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников.

Worker

Система Worker позволяет повысить производительность предприятия и значительно сэкономить средства, благодаря умному мониторингу работы персонала. Продукт состоит из трех частей: Директор (устанавливается на ПК руководителя), Агент (устанавливается на компьютерах сотрудников для сбора информации) и Сервер (здесь хранится база программы и вся сохраненная информация).

К возможностям программы относятся:

• контроль соблюдения графика работы;
• статистика использования программ и сайтов;
• хронометраж рабочего дня;
• шифрование данных индивидуальным ключом (вся собранная информация шифруется и хранится на облачном сервере в зашифрованном виде);
• график нагрузки сотрудников;
• блокировка и управление списком сайтов и программ;
• скриншоты рабочего стола компьютера и веб-камеры.

Сервис предлагает возможность пробного бесплатного использования полнофункциональной демо-версии.

Опыт предпринимателя

Денис Садовский, генеральный директор ООО «Телеконтакт»:

Система контроля полезна в конвейерных процессах. У операторов call-центра «Телеконтакт» жестко регламентированный рабочий день с расписанными перерывами, запрет использования мобильных телефонов в рабочее время, минимум программ на компьютере, запись звонков и запись экранов, запрет доступа в интернет.

Менеджеры проектов в нашей компании фактически являются директорами отдельных call-центров, и жесткие запреты для них скорее вредны. Но ограничения все равно есть. Например, закрыт доступ к данным не по своему проекту.

По моему мнению, контроль за процессом не может заменить контроль за результатом. А правильно мотивированный работник чаще даст больше пользы, чем бесправный крепостной.

Подходит ли мониторинг сотрудников для моего бизнеса?

Управляйте удаленной командой.

Когда дело доходит до удаленных сотрудников иногда бывает трудно измерить производительность. Мониторинг сотрудников помогает вам лучше понять деятельность вашей удаленной команды в рабочее время.

Когда необходимо повысить эффективность вашей команды.

Возможности для улучшения не всегда находятся на поверхности. Если вы считаете, что ваша команда может быть более продуктивной, мониторинг сотрудников поможет выявить узкие места, предоставляя вам возможность представить вашей команде данные а не предположения.

Освободить время от супервайзинга.

Для руководства командой требуется много работы, а иногда эта работа не обязательно происходит рядом с людьми, которыми вы управляете. Если вы проводите много времени на собраниях или вне офиса, программное обеспечение для мониторинга сотрудников может помочь вашей команде сосредоточиться, когда вы недоступны.

StaffCop

Приложение от компании «Атом Безопасность» обеспечивает конфиденциальность информации, повышает эффективность бизнес-процессов и продуктивность работы.

Программа выявляет схемы мошенничества, определяет нелояльных и непродуктивных сотрудников, контролирует коммуникации между работниками, операции с файлами и печать документов, блокирует запрещенные ресурсы и сервисы.

Компании применяют этот продукт, чтобы анализировать продуктивность персонала, расследовать инциденты и защищать себя от утечек информации.

Преимущества StaffCop

Клиент-серверная архитектура
Высокая скорость приложения
Доступная стоимость и быстрая окупаемость
Возможность дистанционного администрирования
Бесплатная демоверсия
Контроль бизнес-процессов и действий персонала

Умный контроль

Компания Умный контроль Программа очень популярна для удаленного мониторинга рабочих. Это программное обеспечение позволяет осуществлять удаленный мониторинг через учетную запись через Интернет, так как оно также включает облачную поддержку от производителя программного обеспечения. Благодаря поддержке облака мы можем получить доступ к панели управления из любого места и видеть все, что делают наши сотрудники.

Эта программа включает в себя в облаке очень полный контроль над всеми компьютерами, что позволит нам видеть все компьютеры в реальном времени на одном экране с ограничением до 16 компьютеров одновременно. Конечно, в CleverControl предусмотрена функция непрерывной записи экрана, которая будет загружена непосредственно в облако для просмотра из любого места с ограничением хранения в облаке в 1 месяц.

Эта программа также является платной, но имеет регистрацию и использование совершенно бесплатно в ограниченном объеме, по истечении пробного периода нам придется заплатить за лицензию на программное обеспечение. Эта программа доступна как для операционных систем Windows, так и для операционных систем macOS.

3) Crocotime

Crocotime Attendance System — это облачный сервис, в котором есть все необходимые инструменты для эффективного контроля рабочего времени сотрудников. По словам руководства девелоперской компании, продукт Crocotime настолько прочен, что больше не разрабатывается. Однако можно адаптировать услугу к потребностям клиента.

Российская разработка, включенная в реестр российского программного обеспечения. Crocotime самый простой, самый очевидный и не имеет избыточного хронометража. Кому-то могут не хватать таких функций, как скриншоты или мониторинг экрана, но любители минимализма и мягкого управления точно оценят это решение, благодаря следующему функционалу.

• Отчеты о времени работы.
• Отчеты по сайтам и программам.
• Картинка с рабочего дня.
• Контроль проекта.
• Списки времени.

Преимущества Crocotime

• Цена.
• Легко использовать.
• Ничего лишнего для любителей мягкого управления.
• Есть интеграции с Bitrix, AmoCRM, Roistat.
• Входит в реестр российского программного обеспечения.

Недостатки Crocotime

• Функции визуального контроля отсутствуют.
• Программа больше не находится в разработке.
• В отзывах указано, что минимальный порог в 10 сотрудников под контролем.

Trello

• Цена: базовая версия бесплатна, за расширенные опции нужно платить от 800 до 1700 рублей в месяц за пользователя.
• Платформы: Windows, Mac, iOS, Android.

У Trello простой функционал: вы создаете доску для проекта, придумываете для этих колонок названия и приглашаете туда участников команды. Программа позволяет выставлять задачи со сроками и назначать ответственных за их исполнение. Процесс выполнения проектов можно разделить на этапы и отслеживать прогресс, а с помощью расширения Butler можно делегировать простые задачи роботам и автоматизировать работу команды.

Плюсы:

Простота в использовании
Широкие возможности бесплатной версии

Минусы:

Нет функции отслеживания времени по задачам

Bitcop

Система мониторинга Bitcop используется в 12 странах мира, а ее клиентами являются более 2000 организаций. Программа позволяет осуществлять дистанционный контроль и выявлять продуктивных и непродуктивных сотрудников, оптимизируя бизнес, снижая издержки и увеличивая прибыль.

К основным возможностям системы Bitcop относятся:

• учет рабочего времени;
• оценка продуктивности деятельности работников;
• фиксация скриншотов;
• мониторинг используемых сотрудником веб-сайтов, поисковых запросов, а также программ и приложений;
• представление активности сотрудника в виде снимков экрана;
• контроль текущих задач;
• блокировка сайтов;
• предотвращение утечки информации.

Система может функционировать в скрытом режиме, незаметно для сотрудника. Дополнительно программу можно интегрировать с другими решениями, например, такими, как IP-телефония, мессенджеры, система СКУД, различные приложения для бизнеса (AutoCAD, Microsoft Office и др.), и синхронизировать с Active Directory.

Bitcop предлагает бесплатное тестирование в течение двух недель, а также полностью бесплатное использование системы для одного пользователя.

Возможности CRM‑систем

В самих словах customer relationship management заложены сведения о возможностях, которые дают CRM-системы. Они помогают лучше узнать клиентов, прослеживать их покупательский путь, развивать отношения с ними и управлять процессами.

C (customer) — это клиент, потребитель. CRM накапливает, хранит, структурирует, обновляет данные о клиентах, позволяет разбить клиентов на сегменты, чтобы анализировать каждый из них отдельно. Например, у компании могут покупать физические лица, дистрибьюторы и другие компании.

CRM помогает лучше узнать клиентов. Например, с её помощью можно определить, из каких каналов приходят клиенты, какие вопросы они задают, на каком этапе принимают решение о покупке. Эта информация нужна для принятия операционных и управленческих решений.

Пример того, как источники лидов отображаются в CRMСкриншот: «Битрикс24»

R (relationship) — взаимоотношения. CRM показывает, как компания развивает отношения с клиентами и взаимодействует с ними. То, как меняется статус клиента от интереса к покупке, отношение клиента к компании, как долго клиент остаётся покупателем товаров и услуг, сколько прибыли приносит. Это нужно, чтобы определить ценность клиента.

Ценность клиента — это метрика, которая показывает, сколько прибыли клиент принёс компании за всё время сотрудничества. С её помощью выясняют, какие клиенты приносят мало прибыли или не окупают затраты на работу с ними. Компания может отказаться от менее ценного клиента в пользу ценного — либо обслуживать первого по остаточному принципу.

Ещё в CRM-системе можно выстраивать взаимоотношения с клиентами с помощью разных инструментов. Например, в CRM-систему можно интегрировать телефонию, чтобы сотрудники звонили из системы и записывали звонки. Также можно интегрировать почту, мессенджеры и другие каналы связи.

M (management) — управление. CRM‑система помогает организовать процессы и собирает данные для отчётов. Также с помощью CRM-системы можно устанавливать и отслеживать достижение KPI — ключевых показателей эффективности.

Например, CRM-система помогает понять, почему сотрудники заключают так мало сделок, на каком этапе происходит срыв, что сотрудники делают не так. Проанализировав эту информацию, можно понять, каких компетенций не хватает сотрудникам.

ОфисМЕТРИКА

Одна из лучших программ для учета времени работы за компьютером и отслеживания эффективности сотрудников. Подходит даже пользователям, которые никогда прежде не работали в системах мониторинга. ОфисМЕТРИКА имеет простой интерфейс на русском и предоставляет подсказки на каждом этапе работы.

Приложение можно установить на компьютеры всех офисных и удаленных сотрудников. Есть возможность задать фиксированный или свободный график для подчиненных, указать количество рабочих часов и дней. Софт будет учитывать:

Система помогает отслеживать действия пользователей: вы сможете просматривать диаграмму с информацией о том, на каких сайтах больше всего проводят времени сотрудники. Также составляется перечень с программами, которые были запущены в рабочее время.

• приобрести необходимое количество лицензионных ключей (от 3 ПК);

• выбрать пакет для работы через интернет или по локальной сети;

• добавить или убрать функцию для сохранения скриншотов.

Есть возможность приобрести бессрочную лицензию или оплачивать подписку каждые 3 или 6 месяцев. Стоимость начинается от 1335 рублей за 3 месяца.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Bitcop

Программа контроля работы сотрудников автоматически составляет отчеты для анализа продуктивности персонала. Bitcop фиксирует все опоздания, перерывы, прогулы и ранние уходы. Также портал распределяет открытые сайты и приложения по их полезности и эффективности.

Площадка включает в себя трекинг задач, в котором отмечается время, потраченное сотрудником на завершение проекта. Также есть функции для мониторинга в режиме реального времени. Портал позволяет:

• делать скриншоты экрана с установленной периодичностью;

• мгновенно получать уведомления о любых нарушениях;

• блокировать переход на нежелательные сайты;

• защищать конфиденциальную информацию от утечки.

Систему можно интегрировать с телефонией, корпоративными календарями, AutoCAD, Microsoft Office и другими платформами.

Разработчик предлагает бесплатную версию, которую можно использовать в личных целях. Также есть платные тарифы для малого и среднего бизнеса, больших корпораций. Стоимость варьируется: чем дольше вы планируете пользоваться софтом, тем дешевле будет стоить подписка.

Proofhub

На втором месте в нашем рейтинге расположилось решение для контроля задач и совместной работы Proofhub. Принцип работы Пруфхаб кардинально отличается от Kickidler: программа анализирует продуктивность и эффективность сотрудников, опираясь не на данные по посещаемым ресурсам и активности на них, а на то, сколько времени требуется сотрудникам на выполнение тех или иных задач. В целом, внедрение или интеграция Kickidler и Proofhub позволит получать максимально оптимизированную информацию о деятельности команд. В нашем рейтинге программа Proofhub набрала 46 баллов.

Основное преимущество инструмента Proffhub – его гибкость. Его можно настроить полностью «под себя», сосредоточившись только на выполнении важных для вашей компании задач, благодаря следующим функциям:

• табели учета рабочего времени;
• оценка рабочего времени;
• ручное управление временем;
• автоматические уведомления о событиях;
• групповые чаты;
• кастомизированные пользовательские отчеты.

Внедрив Prufhub, вы сможете наглядно оценить, на какой стадии выполнения находятся, как отдельные задачи, так и весь проект в целом. Кроме того, решение позволит вам определить степень загрузки сотрудников. Программу используют такие монстры, как Netflix, Tripadvisor и Nasa.

СпрутМонитор

СпрутМонитор — многофункциональный программный комплекс для контроля работы сотрудников. Инструмент отслеживает любую активность персонала за компьютером: запуск программ и приложений, набор текста, переписку, печать документов, посещение сайтов в Интернете, работу с файлами.

При этом, включив скрытый режим, этими функциями руководитель может управлять. Используя СпрутМонитор, можно не только отслеживать действия сотрудников за компьютером, но и прописывать собственные правила, блокирующие определенные сайты, приложения, файлы, письма, USB-устройства, и отключающие компьютер.

Главные возможности программы:

• учет рабочего времени;
• мониторинг посещаемых веб-сайтов;
• кейлоггер;
• контроль e-mail;
• составление собственных правил;
• распознавание текстов и речи;
• удаленное управление;
• мониторинг приложений и мессенджеров.

Система может функционировать в локальной и облачной версии и предлагает 14 дней пробного бесплатного использования.

Инструменты контроля времени

WORLDTIMEBUDDY

Так как участники команды могут работать в разных часовых поясах, нужен инструмент, с помощью которых можно найти наиболее удобное время для проведения рабочих встреч и обмена мнениями. Один из таких инструментов – веб-сервис Worldtimebuddy. Очень удобное приложение с конвертером часовых поясов и планировщиком встреч. Тщательно продуманный интерфейс позволяет быстро сравнить несколько временных зон и найти наиболее удобное время для совершения междугороднего или международного звонка, вебинара или деловой поездки. Сервисом можно пользоваться бесплатно, премиум-версия с расширенным функционалом обойдется пользователю в $5,99 в месяц.

Программы для удалённой работы – HUBSTAFF

Hubstaff это сервис контроля времени, который будет полезен менеджерам проектов, так как он существенно упрощает работу с финансами. С помощью Hubstaff можно настроить автоматические выплаты сотрудникам, в результате чего каждый участник команды будет получать оплату за труд с нужной периодичностью, например, раз в неделю или раз в месяц. Если сотрудник работает временно, то можно установить лимит, указав максимальное количество рабочих часов. Как только лимит будет превышен, программа уведомит об этом менеджера и исполнителя. Также с помощью сервиса можно увидеть, чем именно участники занимались во время работы, какой браузер использовали и какие приложения и программы запускали. Hubstaff предлагает 14-дневный пробный период, после чего придется перейти на платную версию программы.

Программы для удалённой работы – HIVEDESK

Hivedesk является одним из лучших сервисов для тайм-менеджмента. Он обеспечивает полный контроль над деятельностью всех участников распределенной команды. Одним из достоинств этого программного обеспечения является функция визуального отображения производительности каждого сотрудника. Производительность всегда являлась большой проблемой для руководителей проектов, однако с помощью Hivedesk контролировать работу очень легко – сервис постоянно высылает скриншоты монитора и можно понять, чем именно в данный момент занимается удаленный сотрудник. С помощью сервиса также можно узнать, сколько часов отработал участник команды, что упрощает систему расчетов. А устанавливая ставку заработной платы для каждого сотрудника, можно узнать, какую часть занимает оплата труда в общем бюджете проекта. Бесплатной версии Hivedesk нет, самый дешевый тариф для трех сотрудников и одного администратора стоит $15.

Тайм‑трекер: Timely

Тайм‑трекеры помогают следить за тем, сколько времени ваша команда тратит на те или иные задачи. Timely делает это автоматически. Сначала к нему нужно подключить сервисы, в которых работают сотрудники. Это могут быть те же Trello, Asana или Todoist. После интеграции Timely начнёт анализировать действия с задачами и показывать результаты коллег на временной шкале.

Сервис работает по подписке от 49 долларов в месяц.

ИНСАЙДЕР

ИНСАЙДЕР — новый, но уже перспективный игрок на рынке.  Это полноценная программа для управления компанией. Сервис позволяет всесторонне контролировать работу подчиненных.

Это программа для комплексной оценки эффективности работы персонала с функциями: автоматизации учета рабочего времени, фиксации нарушений трудовой дисциплины, мониторинга и контроля рабочих мест.

Рассмотрим функционал и преимущества программы более подробно:

Снимки экранов сотрудников. Скриншоты позволяют зафиксировать все активности сотрудника за компьютером в течение рабочего дня. Снимки экрана сохраняются на вашем сервере в особом сжатом проиндексированном формате. За счет этого можно посмотреть работу сотрудника в течение рабочего дня, а также выявить нарушения.

Анализ использования программ и сайтов. Если сотрудник заходит на сайт, который помечен, как «непродуктивный», руководитель получит об этом уведомление. Список сайтов настраивается вручную для каждой должности и даже для отдельного человека. Так, для SMM-специалиста «продуктивными» будут соцсети, а для бухгалтера — нет. Для HR-специалиста — ресурс hh.ru, однако, если туда зайдет, например, бухгалтер — ИНСАЙДЕР зафиксирует нарушение. Иными словами, вы будете знать, кто из ваших подчиненных любит посидеть в соцсетях или ищет подработку.

Кейлоггер. Система собирает информацию о нажатиях клавиш во всех программах (почта, соцсети, браузер, офисные программы) и отображает все, что писали работники в разных программах. С помощью кейлоггера вы можете отследить упоминание сотрудниками любого ключевого слова, будь то имя начальника или клиента компании.

Табели учета. Система мониторинга автоматически формирует ведомость учета рабочего времени. Другие данные — рабочий график, отпуск, отгулы, больничные — можно заносить вручную или путем интеграции с кадровыми системами.

Мониторинг мобильных устройств. Можно использовать корпоративный смартфон в качестве трекера, отслеживать местоположение сотрудников на карте, контролировать соответствие реального и планового маршрутов.

Еще одна особенность — система устанавливается на CMS «1С-Битрикс», есть интеграция с «Битрикс24».

Вы можете бесплатно протестировать возможности ИНСАЙДЕР в течение двух недель: https://xn--80aidjgwzd.xn--p1ai/.

Еще несколько программ, которые могут пригодиться

1. Workfrom: Помогает найти уединенное или общественное место для работы, встреч или просто пообедать во многих крупных городах мира.

3. Dropbox: Доступ, обмен и резервирование файлов большого размера.

4. Meldium: PУправление паролями внутри команды. Позволяет не разделять пароли при доступе к информации.

5. Hackpad: Совместные документы, которыми можно пользоваться в режиме реального времени.

6. Draft: Приложение для совместного написания, редактирования и изучения документов.

7. Sunrise: Календарь и планировщик интегрируемый с Facebook и Evernote.

8. Skitch: Приложение для Evernote, которое позволяет комментировать документы и изображения путем добавления стрелок, текста и другой информации на скриншотах и ​​изображениях.

9. iDoneThis: Подсказки каждого члена вашей команды с помощью электронной почты, чтобы записать дела в течение дня, а затем откомпилировать в дайджест и разослать всем в команде.

10 GoToMeeting: Простое подключение к видеоконференциям.

11. iMeet: Объединяет видео и аудиозвонки с документами.

12. yaM: Стенды для «очередного заседания.» Упрощает планирование, расписание и заметоки для виртуальных и личных встреч.

13. Box: Дружественный файлообменник.

14. Momentum: Личная панель, которая отображает все, что нужно, чтобы получить мотивацию, остаться в потоке, и достигнуть цели.

15. Yugma: Веб-конференции с общими рабочими столами и файлами.

16. Pocket: Помогает держать вас сосредоточеным, позволяя сохранять статьи, которые можно читать в автономном режиме, когда у вас появится свободное время.

17

Focus@Will: Потоки фоновой музыки, чтобы концентрировать внимание, используя законы и принципы неврологии

18. Boomerang: Отправка по расписанию писем и напоминаний.

19. Buffer: Управление соцсетями, которое поддерживает различное расписание. Позволяет оптимизировать работу путем предварительного планированиия.

20. Hootsuite: Панель с закладками популярных соцсетей.

21. 1Password: Управление паролями и безопасностью в командах.

22. Docady: Превращает ваш смартфон в сканер.

23. PandaDoc: Приложение которое может создавать, отправлять и получать подписанные электронной подписью документы.

24. Solo: Управление проектами, учет рабочего времени, выставление счетов и другие бизнес-функции для фрилансеров.

25. Rescue Time: Индивидуальная панель с аналитикой, для рационального использования времени всеми членами команды.

36. Every Time Zone: Простая в использовании система для координации и составления расписания членам команды находящимся в разных часовых поясах.

37. World Time Buddy: Помощник для назначения встреч людям находящимся в разных часовых поясах.

Заключение

Внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами дает компаниям очевидные преимущества: увеличивает объем продаж и прибыли за счет роста эффективности сотрудников и автоматизации рутинных процессов, улучшает взаимодействие между отделами продаж и маркетинга, оптимизирует затраты на маркетинг, ускоряет цикл сделок и повышает уровень обслуживания клиентов. Кроме того, благодаря точной аналитике бизнесу проще принимать грамотные стратегические решения.

Мы представили вам лучшие CRM для бизнеса и для малого бизнеса, которые помогут вашей компании выйти на совершенно новый уровень в плане продаж и взаимодействия с клиентами.